皆さまは「電子帳簿保存法」をご存じでしょうか。電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿や書類を、紙ではなく電子データで保存することを認める制度です。帳簿や請求書、領収書などを紙で保管していると、用紙代や印刷代、郵送費、保管スペースなど、意外と多くのコストがかかります。一方で、電子データで保存できる体制を整えることで、書類の管理がしやすくなり、経理業務の効率化やペーパーレス化にもつながります。これからの経理業務をよりスムーズに進めるためにも、電子帳簿保存法の内容を確認し、自社に合った方法でデジタル化を進めていきましょう。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、税法上保存が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書などの国税関係書類」を、一定の要件のもとで電子データとして保存するための制度です。
電子帳簿保存法は、大きく次の3つの制度に分けられます。
電子帳簿保存法の3つの区分
1．電子帳簿等保存【希望者のみ】
会計ソフトなどを使用して、最初から一貫してパソコン等で作成している帳簿や書類は、紙に印刷せず、電子データのまま保存することができます。
例えば、会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳、パソコンで作成した請求書の控えなどが対象となります。
また、一定の要件を満たした「優良な電子帳簿」として保存している場合には、あらかじめ届出書を提出することで、その電子帳簿に関連する過少申告が後から判明した場合でも、過少申告加算税が5％軽減される措置があります。
2．スキャナ保存【希望者のみ】
取引先から紙で受け取った領収書や請求書などは、一定の要件を満たすことで、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データとして保存することができます。
紙の書類をそのまま保管する必要がなくなるため、書類整理の手間や保管スペースの削減につながります。
ただし、スキャナ保存を行う場合には、改ざん防止や検索性の確保など、定められたルールに沿って保存する必要があります。
3．電子取引データ保存【法人・個人事業者は対応が必要です】
メールやインターネット上で、請求書・領収書・見積書・注文書・契約書などの電子データをやり取りした場合には、その電子取引データを保存する必要があります。
例えば、メールに添付されたPDFの請求書や、クラウドサービスからダウンロードした領収書などが該当します。
電子で受け取ったものは、原則として電子データのまま保存する必要があるため、日頃から保存方法を整理しておくことが大切です。
経理のデジタル化で期待できるメリット
電子帳簿保存法に対応することで、単に紙の書類を減らせるだけではなく、経理業務全体の効率化にもつながります。
書類を探す時間の短縮、保管スペースの削減、印刷や郵送にかかるコストの見直しなど、日々の業務の中で感じていた負担を軽減できる可能性があります。
また、会計システムを活用することで、帳簿作成から保存までの流れをスムーズにし、より正確で効率的な経理体制を整えることができます。
まずは保存ルールの整理から
電子帳簿保存法への対応というと、少し難しく感じるかもしれません。
しかし、まずは「電子で受け取った請求書や領収書をどこに保存するか」「検索しやすい状態で管理できているか」など、日々の書類管理を見直すことから始めることができます。
無理にすべてを一度に切り替えるのではなく、自社の状況に合わせて少しずつデジタル化を進めていくことが大切です。
まとめ
電子帳簿保存法は、経理業務のデジタル化を進めるうえで重要な制度です。
紙での管理から電子データでの管理へ切り替えることで、コスト削減や業務効率化につながり、書類管理の負担を軽くすることができます。
当事務所でも、TKCの会計システムを活用し、電子帳簿保存法に対応した経理体制づくりをおすすめしています。
「紙の書類が多くて管理が大変」「電子帳簿保存法にどう対応すればよいかわからない」という方は、ぜひ一度ご相談ください。
制度内容や要件は変更される場合がありますので、導入にあたっては最新情報を確認しながら、自社に合った方法で進めていきましょう。